Assemblée Générale (préparation, tenue, suivi) - A distance - Réf JH
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Prochaine date : le 23/09/2025
Formation créée le 15/04/2025. Dernière mise à jour le 25/04/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
A l'issue de cette formation, l'apprenant maîtrisera les connaissances juridiques et outils pratiques pour préparer, tenir et suivre une assemblée générale. Il aura perfectionné ses méthodes d'animation, la gestion du groupe et des tensions ainsi que la prise de parole en public.
Objectifs de la formation
- - Connaître le cadre légal et réglementaire du processus de l’assemblée générale - Connaître les règles de majorité - Prendre conscience des enjeux d’une bonne organisation : équilibre vie pro/perso et respect de ses collaborateurs - Planifier et anticiper ses tâches sur le long terme pour respecter le cadre légal et notamment les délais : créer un rétro-planning pour les AG en coordination avec l’assistant(e) et le service comptabilité - Gérer efficacement la relation client dans l’organisation de l’AG en fixant les « règles du jeu » avec le conseil syndical - Etablir une convocation d’AG - Préparer et cadrer la tenue de l’AG : Gestion des votes par correspondance et des pouvoirs, accueil clients, répartition des rôles, gestion du temps - Etablir un procès-verbal - Préparer la mise en œuvre des décisions d’AG avec l’équipe de gestion - Faciliter la communication et ses relations interpersonnelles dans la gestion de l'AG
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Responsable de cabinet
- Directeur de copropriété
- Gestionnaire de copropriété
Prérequis
- Pas de prérequis
Contenu de la formation
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INTRODUCTION (45')
- Tour de table : : Bienvenue, tour de table, objectifs de la formation
- Définition des objectifs de la formation
- Questionnaire des acquis et besoins préformation
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Travail préparatoire : En amont de l’intervention, les apprenants devront :
- Prendre connaissance du document « Organisation préparation des AG » présentant à travers des schémas, les temps importants de la préparation des AG de la fiche pratique « tenue d’AG »
- De la fiche pratique « tenue d’AG »
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I/ LE CADRE LEGAL ET REGLEMENTAIRE POUR LES ASSEMBLEES GENERALES - AG - (1H15)
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Les différents types d’AG
- AG annuelle AG pour travaux d’urgence AG à la demande du CS ou de copropriétaires
- AG spéciale
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Qui convoque ?
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Rythmes et délais légaux
- Le délai légal
- Le délai d'urgence
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Lès règles de majorité
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Contenu de la convocation
- Les informations et mentions obligatoires L’ordre du jour Les résolutions obligatoires La rédaction des projets de résolutions La sélection des copropriétaires votants Les annexes obligatoires Le formulaire de vote par correspondance Les pouvoirs
- Les annexes obligatoires : - Le formulaire de vote par correspondance - Les pouvoirs
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Le procès-verbal
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Les délais de contestation
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II/ LA PREPARATION DE L’AG : PROCESSUS ET ORGANISATION (2H15
- Echange avec les apprenants : à quel moment débute la préparation d’une AG ?
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Planification des AG
- Proposition de méthodologie Coordination avec l’équipe : assistant(e) et comptable Coordination avec le conseil syndical Les AG en journée
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Cas pratique (1 H 15)
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Retroplanning
- Comptabilité / date de remise des comptes Contrôle des comptes et réunion de préparation de l’ordre du jour avec le conseil syndical Envoi de la convocation Le planning d’AG et son évolution dans le temps et son respect : proposition de méthodologie
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L’arrêté des comptes et la préparation budgétaire
- Remise des comptes par le service comptable Contrôle du dossier comptable Le budget Préparation du budget N+1 Ajustement du budget en cours
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Le contrôle des comptes par le conseil syndical
- Organisation L’état des dépenses et les annexes comptables Le bordereau de contrôle des comptes
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La convocation
- Réservation de la salle Consultation des fournisseurs (mise en perspective avec les visites techniques d’immeuble) Proposition d’ordre du jour et consultation du conseil syndical Organisation de la réunion préparatoire Validation de l’ordre du jour Les demandes d’inscription à l’ordre du jour par un(e) copropriétaire Le renouvellement du conseil syndical et le vote par correspondance : appel à candidature
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La rédaction des projets de résolution
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Le jour de l'envoi de la convocation
- Vérification de la mise à jour de la liste des copropriétaires Contrôle des annexes Validation et signature de la convocation Annexes individualisées : formulaires de votes par correspondance et pouvoirs, consommations individuelles Envoi de la convocation Format numérique par LRE Format papier par LRAR Reproduction (internalisée ou externalisée) Mise sous pli Envoi
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La conservation des preuves d’envoi
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III/ LA TENUE DE L'AG (1H)
- Revue de l'ordre du jour
- Le rapport de gestion de l’année Les observations comptables du CS Les honoraires Si procédure : point sur la procédure Les sujets résolus et en attente : anticiper les questions des copropriétaires
- Revue et vérification du matériel nécessaire à la tenue de l’AG
- Préparation des documents nécessaires : RCP Convocation papier PV AG N-1 Liste des nouveaux copropriétaires et date d’entrée Nombre de membres du CS prévu au RCP et suppléants Formulaires de vote par correspondance et pouvoirs Mandat de syndic à l’ordre du jour
- Gestion de l'avant séance
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Ouverture de séance
- Accueil Présentation et déclinaison de sa fonction Accueil des nouveaux copropriétaires de l’année Présentation si nécessaire des membres du Conseil Syndical Rappel du fonctionnement d’une assemblée générale Fixer un timing pour la durée de l’AG
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Déroulé de l’ordre du jour L’ensemble des questions inscrites à l’ordre du jour doivent faire l’objet d’une décision.
- Election du bureau Approbation des comptes Quitus Budget prévisionnel Désignation du syndic Désignation des membres du Conseil Syndical
- L'interpersonnel : Prise de parole, posture, réponse aux objections, reformulations...
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Rédaction du procès-verbal Clôture de l’assemblée générale
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IV/ LE POST-AG : LES FONDAMENTAUX POUR LA PREPARATION DE LA PROCHAINE AG (45')
- Traitement du PV J+1 : Communication des décisions à l’équipe
- - Assistant(e) PV original pour diffusion + PV abrégé Modification ou refus d’une décision Nouveaux membres du CS pour mise à jour de l’outil informatique Honoraires de gestion si modification Toute information nécessaire pour la mise à jour de l’outil informatique (extranet client) Devis approuvés pour préparation du dossier travaux
- - Comptable Approbation des comptes O/N pour répartition Toute information utile au service comptabilité Budget travaux détaillé avec honoraires de syndic voté Modificatif de RCP etc.
- - Service contentieux
- - Service sinistre
- J+1 : Alerte agenda gestionnaire+ assistant(e) + comptable pour mise en oeuvre des décisions d’AG
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CONCLUSION (30')
- Questionnaire de satisfaction à chaud
- Synthèse Débriefing des cas pratique tous ensemble Le mot de la fin Retour sur les attendus des apprenants Information sur l’évaluation de la formation et quiz de validation post-formation
Équipe pédagogique
Formateur : Juliette HORN Expert Métier Syndic (19 ans) Gestionnaire de copropriété (7 ans) Chargée de recrutement - Chargée de communication DESS Communication et politique développement territorial - CELSA Responsable Pédagogique : Charles BOHBOT Avocat associé du Cabinet BJA AVOCAT – Paris 16 Formateur pour adultes professionnels spécialisés dans l’immobilier et la copropriété Master 2 Droit immobilier et de la construction - Mastère spécialisé Droit et management international - Master 2 Droit de l’entreprise
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports en amont de la formation et/ou à la suite de la formation.
Qualité et satisfaction
Questionnaire des besoins et d'auto positionnement préformation
Test de positionnement post formation
Questionnaire de satisfaction à chaud et à froid.
Capacité d'accueil
Entre 8 et 15 apprenants
Délai d'accès
2 jours
Accessibilité
Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap (PSH). Il est cependant conseillé de nous contacter afin qu’une étude soit réalisée pour une évaluation des besoins.
Prochaines dates
- L'assemblée Générale (préparation, tenue, suivi) : 2x3,5H... - 23/09/2025 au 25/09/2025 - A Distance / Classe virtuelle (Visio) - (13 places restantes)